Circular

Pandemi süreciyle iş koşullarında yaşanan değişiklikle beraber iş ve işlemlerin elektronik olarak yürütülmesi ihtiyacı sonrası uluslararası gözetim şirketlerinden gözetim raporlarının elektronik olarak imzalanması ve saklanması yönünde gelen taleplerin Ürün Güvenliği ve Denetimi Genel Müdürlüğü’nce değerlendirilmesi sonucunda;

Uluslararası Gözetim Şirketlerinin gözetim raporlarını 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda belirlenen özellikleri taşıyan nitelikli elektronik sertifika ile gerçekleştirilen güvenli elektronik imza ile imzalayabilecekleri, güvenli elektronik imza ile imzalanan gözetim raporların beş yıllık süre boyunca elektronik ortamda saklanacağı, isteyen firmaların gözetim raporlarını ıslak imza ile imzalamayı sürdürebilecekleri ve mevcut uygulamada olduğu gibi ıslak imza ile imzalanan raporların fiziksel olarak saklanmaya devam edilmesinin uygun bulunduğu bildirilmiştir.

Konuya ilişkin T.C. TİCARET BAKANLIĞI Ürün Güvenliği ve Denetimi Genel Müdürlüğü’nün 24.03.2021 / 62628345 tarih, sayılı yazısı aşağıya çıkarılmıştır.

T.C.

TİCARET BAKANLIĞI

Ürün Güvenliği ve Denetimi Genel Müdürlüğü

Sayı        :E-98353802-552.02-

Konu     :Uluslararası Gözetim Şirketleri

24.03.2021 / 62628345

DAĞITIM YERLERİNE

Bilindiği üzere uluslararası gözetim şirketleriyle ilgili işlemler 2015/24 sayılı Uluslararası Gözetim Şirketi Statüsüne İlişkin Tebliğ çerçevesinde yapılmaktadır. Mezkur Tebliğ’in 4. Maddesinin f bendinde gözetim raporları “Gözetim faaliyeti sonucunda uluslararası gözetim şirketi tarafından düzenlenerek uzman personel veya şirketi temsil ve ilzama yetkili kişi tarafından imzalanan belge” olarak tanımlanmış olup, Tebliğ’in 9. maddesinin 4. Fıkrasında “Gözetim raporlarının aslı ve firma dosyasındaki nüshasında, gözetim faaliyetini yürüten uzman personelin veya şirketi temsil ve ilzama yetkili bir kişinin ıslak imzasının bulunması ve belgelerin imzalı nüshalarının beş yıl süreyle saklanması zorunludur.” Hükmü bulunmaktadır.

Öte yandan, pandemi süreciyle iş koşullarında yaşanan değişiklikle beraber iş ve işlemlerin elektronik olarak yürütülmesi ihtiyacı sonrası uluslararası gözetim şirketlerinden gözetim raporlarının elektronik olarak imzalanması ve saklanması yönünde gelen talepler Genel Müdürlüğümüze değerlendirilmiştir.

Bu kapsamda; Uluslararası Gözetim Şirketlerinin gözetim raporlarını 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda belirlenen özellikleri taşıyan nitelikli elektronik sertifika ile gerçekleştirilen güvenli elektronik imza ile imzalayabilecekleri, güvenli elektronik imza ile imzalanan gözetim raporlarının mezkur Tebliğ'de belirtilen beş yıllık süre boyunca elektronik ortamda saklayabilecekleri, isteyen firmaların gözetim raporlarını ıslak imza ile imzalamayı sürdürebilecekleri ve mevcut uygulamada olduğu gibi ıslak imza ile imzalanan raporların fiziksel olarak saklanmaya devam edilmesi uygun bulunmuştur.

Bilgileri ve Bölge Müdürlüğünüz yetki alanında faaliyet gösteren Uluslararası Gözetim Şirketlerinin elektronik imza uygulamasıyla ilgili bilgilendirilmesi hususunda gereğini rica ederim.

VEYSEL PARLAK

Bakan a.

Genel Müdür